会議 筆者：羽根田 ひとみ 更新日: 2018年4月10日
先日知人から、
「遠くまで出張して、長くて何も決まらなかった会議だった」と聞いた。
「時間と交通費、人件費の無駄だよね」と話した。
私も学生のときから多くの会議に参加してきて、それに近い感想を持った記憶がある。
ときには、会議中居眠りをしている者も見てきた。
有り得ないと腹立たしく思っていたが、同時に会議のあり方を考え、改善策を調べてみた。
まず、参加者には当事者意識を持ってもらい、情熱を持って参加してもらう。
そのためには会議の目的を明確にする必要がある。
(1)議論、内容を事前に知らせる。考える時間が持てる。情報収集ができる。
(2)確認・共有のため、資料は前日までに参加者に渡す。
（会議中に読む時間の短縮にもなり、また質問事項が用意できる）
(3)意志・決定、議事録の共有。実施の責任者を決める。実行の日時、期限を決める。
また会議をダラダラとさせない工夫としては、
遅刻したメンバーを待たず、定刻に始め定刻に終える（終了時間を告知する）、
タイムキーパーを用意する（ストップウォッチやベルを用意する）、がある。
発言者が偏らない工夫としては、
指名方式にする、カードを使い発言内容を記述してもらう。
発言し易い環境作りとしては、
ケースによっては場所を変えたり、お茶を用意したりする。
司会者は、トップダウンを避けるために、なるべく意見を言わないようにする。
皆に参加しているという意識を持ってもらうことが大切であり、何と言っても決定事項が実行されなくては意味がないからだ。
生産性の高い、有意義な会議が運営できるよう努力したい。
