進路コラム 会議

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進路コラム

会議
羽根田 ひとみ 2018年2月7日(水)

先日知人から、
「遠くまで出張して、長くて何も決まらなかった会議だった」と聞いた。
「時間と交通費、人件費の無駄だよね」と話した。
私も学生のときから多くの会議に参加してきて、それに近い感想を持った記憶がある。
ときには、会議中居眠りをしている者も見てきた。
有り得ないと腹立たしく思っていたが、同時に会議のあり方を考え、改善策を調べてみた。

まず、参加者には当事者意識を持ってもらい、情熱を持って参加してもらう。
そのためには会議の目的を明確にする必要がある。
(1)議論、内容を事前に知らせる。考える時間が持てる。情報収集ができる。
(2)確認・共有のため、資料は前日までに参加者に渡す。
(会議中に読む時間の短縮にもなり、また質問事項が用意できる)
(3)意志・決定、議事録の共有。実施の責任者を決める。実行の日時、期限を決める。

また会議をダラダラとさせない工夫としては、
遅刻したメンバーを待たず、定刻に始め定刻に終える(終了時間を告知する)、
タイムキーパーを用意する(ストップウォッチやベルを用意する)、がある。

発言者が偏らない工夫としては、
指名方式にする、カードを使い発言内容を記述してもらう。
発言し易い環境作りとしては、
ケースによっては場所を変えたり、お茶を用意したりする。
司会者は、トップダウンを避けるために、なるべく意見を言わないようにする。
皆に参加しているという意識を持ってもらうことが大切であり、何と言っても決定事項が実行されなくては意味がないからだ。
生産性の高い、有意義な会議が運営できるよう努力したい。

著者プロフィール

羽根田 ひとみ (はねだ・ひとみ)
福島県出身。高校時代、水泳・個人メドレーで福島県記録を樹立し、日本体育大学に進学。ライセンスアカデミー入社当初は茨城県担当を担当。 平成10年6月、故郷・福島に拠点を移し、同県を始めとする東北各県を担当し現在に至る。3人の子どもを育てつつ、さらにPTA活動を通じて家庭・地域教育にも力を注いでいる。

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